Standardní délka kurzu je 124 vyučovacích hodin (plus 1 hodin na zkoušky). Kurzy budou vypisovány jako patnáctidenní celodenní (dva vyučovací bloky denně) nebo jako třicetidenní - 6týdnů (jeden vyučovací blok denně - dopolední/odpolední/večerní kurzy). Výuka probíhá na učebně vybavené datovým projektorem, případně počítačem. Školení probíhají vždy od 8:00 do 13:00 nebo od 13:00 do 18:00 hod. Každý posluchač má k dispozici samostatný počítač a obdrží zdarma kvalitní literaturu ke kurzu. Optimální počet posluchačů v kurzu je pět až osm. V průběhu kurzu je k dispozici občerstvení.

Po absolvování kurzu je absolvent připraven pro činnost na pozici Asistenta/asistentky. Zná pravidla písemné a elektronické komunikace, jakož i komunikace po telefonu.

Zná zásady úspěšné komunikace a prezentace včetně asertivního řešení konfliktů a krizových situací. Zvládá úkoly spojené s řízením kanceláře a organizací porad. Orientuje se v problematice hospodaření s časem a zvládání stresu. Dovede ve své činnosti využít osobní počítač.

Rámcová témata rekvalifikačního kurzu:

• Umění komunikovat
• Asertivní a krizová komunikace
• Komunikace po telefonu
• Pravidla písemné a emailové komunikace
• Jak vést a řídit kancelář
• Příprava porady a její dokumentace
• Timemanagement
• Zvládání stresu
• Prezentační dovednosti
• Základy společenského chování
• Počítač v kanceláři

Podmínkou účasti na rekvalifikačním kurzu jsou obecné znalosti na úrovni základního vzdělání, doporučuje se základní znalost práce s počítačem.

Kurz je rozdělen do 10 výukových modulů dle následujících osnov:

1. UMĚNÍ KOMUNIKOVAT:
   1. Blok
      • Stanovení pravidel, vzájemné seznámení a kolečko očekávání.
      • Efektivní komunikace - zjištění počáteční úrovně komunikačních dovedností s následnou zpětnou vazbou.
      • Proces komunikace - vztahová a obsahová složka komunikace
      • Komunikační schéma
      • Zásady komunikace
      • Verbální a neverbální komunikace - pojmy, důležitost podávaných informací, slovní významy, (výcvik)
      • Zásady pozitivního přístupu a komunikace: užití v různých situacích (I´m OK - You´re OK). Věty bez „ne“
      • Výcvik v pozitivní komunikaci a dávání příkazů otázkami.
      • Komunikační zlozvyky.
   2. Blok
      • Jak cvičit empatii a schopnost vcítit se do problémů druhých.
      • Vedení rozhovoru - jak řídit diskuzi a být určující v komunikaci.
      • Transakční analýza - jak spolu mluvíme.
      • Asertivní řešení krizové komunikace: jak reagovat na námitky a jak na kritiku (výcvik).
      • Jak podávat a přijímat kritiku : asertivní přijímání a podávání kritiky.
      • Nácvik klíčových komunikačních dovedností (kladení otázek, aktivní naslouchání)
      • Brainstormingové mapování problémů
2. ASERTIVNÍ A KRIZOVÁ KOMUNIKACE:
   1. Blok
      • Úvod a společné stanovení pravidel výcviku
      • V čem spočívá pozitivní komunikace - výcvik pozitivních vet
      • Verbální komunikace a paralingvistika: jak prosazujeme, jak argumentujeme - cvičný příklad se zpětnou vazbou
      • Metakomunikace - co signalizujeme (řeč těla, mimika, gesta, paralingvistika)
      • Strategie komunikace - jak aktivně naslouchat a vyptávat se
      • Jak přesvědčovat a efektivně argumentovat: pořadí informací, legitimizace a informační nárazník
   2. Blok
      • Asertivní komunikace - co je asertivita a jaká mám práva
      • Asertivní techniky - výcvik
      • Jak řešíme konflikty: sebepoznávací test
      • Jak řešit konflikty - výklad
      • Asertivní řešení konfliktu - taktiky a strategie
      • Ukázky řešení konkrétních situací - výcvik s kamerou
      • Diskuze
3. KOMUNIKACE PO TELEFONU:
   • Úvod a společné stanovení pravidel výcviku
   • Práce s hlasem
   • Otevření a uzavření rozhovoru
   • Vedení rozhovoru
   • Empatické naslouchání
   • Kladení otázek
   • Zvládání námitek
   • Ukázky řešení konkrétních situací
   • Diskuze
4. PRAVIDLA PÍSEMNÉ A EMAILOVÉ KOMUNIKACE
   1. Blok
      • Efektivní písemná komunikace
      • Normalizovaná úprava dopisu
      • Základní druhy obchodních dopisů a jejich náležitosti ( poptávka, nabídka, objednávka, reklamace, urgence, upomínka, ...)
      • Části obchodního dopisu
      • Psychologie obchodního dopisu
      • Náležitosti, formální úprava a stylizace obchodních písemností
      • Příprava dopisu, osnova
      • Požadavky na kvalitu dopisu
      • Stylizační zásady
      • Zásady účinných vět
      • Praktické příklady
   2. Blok
      • Elektronická komunikace
      • Zásady písemné komunikace přes Internet
      • Možné formáty zpráv
      • Etika v elektronické poště (nevyžádané zprávy - spam, hoax)
5. JAK VÉST A ŘÍDIT KANCELÁŘ:
   • Umístění pracoviště
   • Vybavení pracoviště
   • Uspořádání pracoviště
   • Komunikační a pracovní zóny
   • Manipulace s písemnostmi
   • Archivace dokumentů
   • Organizace návštěv, občerstvení
6. PŘÍPRAVA PORADY A JEJÍ DOKUMENTACE:
   • Plánování porady
   • Příprava porady
   • Pozvánka na poradu
   • Náležitosti pozvánky
   • Prezenční listina
   • Náležitosti prezenční listiny
   • Druhy zápisu
   • Náležitosti zápisu
7. TIMEMANAGEMENT:
   • Zákony řízení času
   • Znaky špatného řízení času
   • Příčiny plýtvání časem
   • ABC analýza - stanovování priorit
   • Cvičný příklad na priority
   • Stanovování cílů
   • Plánování času
   • Paretovo pravidlo
   • Plánovací období
   • Eisenhowerův princip řízení času
   • Řízení a time management: delegování
   • Zásady delegování (x zadávání úkolů) - postup
   • Delegování pravomocí
   • Výkonnostní křivka
   • Optimální plánování dne, týdne, měsíce a dlouhodobé plánování
   • Výhody delegování - workshop
   • Metody stanovení osobních cílů a úkolů
   • Praktické rady k řízení času - výcvik
8. ZVLÁDÁNÍ STRESU:
   • Vznik a vývoj stresu.
   • Identifikace stresu a jeho faktorů.
   • Mapa stresorů na pracovišti.
   • Techniky zvládání stresu.
   • Individuální řešení stresových situací.
   • Účinný vnitřní postoj k hrozícím neúspěchům.
   • Vztah podřízený - nadřízený při zvládání stresu.
   • Diplomatické odmítání nerozumných požadavků.
   • Jak dobře vycházet s kolegy a klienty.
   • Prostředky rychlé relaxace.
   • Životospráva a životní styl ve vztahu ke stresovým faktorům.
9. PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI:
   1. Blok
      • Úvod a stanovení pravidel výuky.
      • Jak se efektivně připravit na prezentaci.
      • Verbální a neverbální stránka prezentace.
      • Kultura mluveného projevu.
      • Čím zaujmout.
      • Využívání vizuálních pomůcek a práce s nimi.
   2. Blok
      • Příprava obsahu prezentace.
      • Zpětná vazba na vlastní pracovní prezentace.
      • Vedení diskuze.
      • Vystupování na veřejnosti.
      • Zvládání obtížných partnerů při prezentaci.
10. POČÍTAČ V KANCELÁŘI:
    1. Blok:
       • MS Word - tvorba dokumentů
       • Šablony
       • Formuláře
       • Hromadní korespondence
    2. Blok:
       • MS Excel - tvorba tabulek
       • Výpočty v tabulkách
       • Základní funkce
       • Tvorba grafů
    3. Blok:
       • MS Outlook - elektronická pošta
       • Správa kontaktů
       • Kalendář a jeho využití
    4. Blok:
       • ME PowerPoint - Popis a základní ovládání programu
       • tvorba prezentace
       • Organizační schéma - popis a práce s tímto programem.
       • Vkládání tabulek a grafů z Wordu a Excelu, propojování s tabulkami z Excelu

Metodika, učební pomůcky, didaktická technika:

Metodika výuky je založena na výše uvedené osnově, která je pro potřeby lektorů podrobně rozpracována dle jednotlivých kapitol. Všichni lektoři tento kurz vyučují dle této metodiky a je pro ně závazná. V rámci metodiky jsou ke každému bloku vypracovány zkušební příklady, které jsou na konci každého bloku samostatně probírány. Ke každému učebnímu bloku dostává posluchač podkladové materiály k probírané látce vycházející z metodiky výuky. Současně obdrží každý posluchač tištěnou příručku - knihu.

Pro výuku počítačové části probíhá výuka na počítačové učebně jejíž součástí je legální software Windows XP a MS Office XP nebo vyšší. Každý posluchač má k dispozici samostatný počítač. K výuce je pro využíván datový projektor pro lepší názornost akcí předváděných lektorem.

Požadavky na vyučující:

V průběhu celého kurzu se předpokládá účast jednoho lektora s odbornou praxí výuky více jak 6 měsíců v oblasti školení uvedeného programu.

Požadavky na vyučujícího lektora: minimálně středoškolské vzdělání, praxe 6 měsíců v oblasti školení, podrobné znalosti problematiky. Doporučené požadavky na lektora IT: certifikát MCP nebo testera ECDL.

Vyhodnocení průběhu a účinnosti vzdělávací akce:

Na závěr účastníci kurzu absolvují čtyřicetipětiminutový test, který je po vyhodnocení podkladem pro udělení rekvalifikačních osvědčení. 70% úspěšnost tohoto testu je podmínkou k udělení rekvalifikačního osvědčení o úspěšném absolvování rekvalifikačního kurzu. Součásti testu bude i praktické vyzkoušení základních úloh probíraných v uvedeném kurzu.

Současně posluchači v závěru kurzu hodnotí obsahovou náplň, rozsah, studijní podklady a kvalitu a přístup lektora. Tyto podklady slouží k celkovému vyhodnocení kurzů a tím i k dalšímu zkvalitnění celkové úrovně kurzu.